Reglement

Reglement De Rockschool Leuven:

Inschrijving:

Bij inschrijving vragen we je persoonlijke gegevens:

• Naam, leeftijd en adresgegevens
• Gsm-nummer waar we je het snelst op kunnen bereiken. Soms kan om een dringende reden (bv. ziekte leerkracht) een les niet doorgaan en willen we jou hiervan tijdig op de hoogte brengen.
• Een e-mailadres, wij versturen namelijk belangrijke info via email, zoals info over activiteiten in de Rockschool, onze kampen, inschrijvingen, etc. Kinderen geven best het e-mailadres van hun ouders, zodat deze info goed terecht komt.

Jouw persoonlijk lesmoment:

Wanneer je je inschrijft via de website, kan je zelf je leerkracht en lesuur kiezen. Als het door jouw gekozen uur niet meer beschikbaar is, bellen we je op om eventuele aanpassingen door te voeren. Na je inschrijving ontvang je steeds een bevestiging van de school. Heb je binnen de week geen bevestiging gekregen, is er waarschijnlijk iets misgelopen. Aarzel zeker niet om ons dan te contacteren!

Het gekozen lesuur is sluitend, veranderen van halfuur is enkel mogelijk in samenspraak met het secretariaat. Kies een halfuur waarop je 100 percent zeker kan aanwezig zijn. Wanneer je een les mist, ben je deze ook kwijt. Je hebt wel recht op twee geldige afwezigheden per schooljaar. (Zie Afwezigheden leerlingen)

Een lesmoment duurt een halfuur. Kom je te laat, dan verlies je de minuten die je te laat bent en mag de volgende leerling op zijn normaal uur aan zijn les beginnen. Ben je meer dan een half uur te laat, dan geldt dit, tenzij je een zeer specifieke reden hebt, als een ongeldige afwezigheid.

Kom dus op tijd!

Formules:

Naast je lesuur en coach, kan je ook een formule kiezen. Je hebt keuze uit:

• Proefles: één muziekles van 30 minuten aan een voordelig tarief. Iedere leerling kan maximaal 1 proefles per schooljaar boeken.
• Schooljaar: 30 privélessen van elk 30 minuten. Indien je de schooljaarformule boekt voor 1 september, heb je recht op 2 extra gratis lessen. Deze formule start steeds op de eerste schooldag (september). In principe kan je de schooljaarformule opstarten wanneer je wenst, maar de afgelopen lessen zijn dan verloren. Na verloop van tijd komt de tienlessenreeks dus voordeliger uit.
• Tienlessenreeks: 10 opeenvolgende privélessen van 30 minuten.
• Verlenging schooljaar: enkel mogelijk in combinatie met de tienlessenreeks (Zie verlengen)
• Tienbeurtenkaart: 10 vrij te boeken privélessen van 30 minuten. Deze tienbeurtenkaart kan bij om het even welke leerkracht en voor elk instrument. Je bent zelf verantwoordelijk voor het boeken van deze lessen doorheen het schooljaar. Hierbij garanderen we niet dat je deze lessen bij eenzelfde coach zal kunnen opnemen, noch dat je ze in één schooljaar zal kunnen afwerken. Maar geen zorgen, een onafgewerkte tienbeurtenkaart kan meegenomen worden naar het volgende schooljaar en dit voor maximaal één schooljaar. Om teveel druk op onze agenda’s te vermijden, kan het zijn dat we dit aanbod beperken.
• Bandlessen: 30 lessen van een uur met andere muzikanten.

De huidige tarieven zijn steeds te vinden op onze website.

Lidkaart:

Iedere leerling wordt automatisch beschouwd als lid van de Rockschool en heeft daardoor recht op een lidkaart. Deze kaart geeft de leden recht op verschillende mooie voordelen, zoals onder andere korting in Muziekhandel Leo Caerts.

Je inschrijving is sluitend:

Vanaf het moment van inschrijving ben je verantwoordelijk voor de betaling van je lessen. Wij houden dit halfuur dan voor jou vrij dus jouw leerkracht zal aanwezig zijn. Kom je niet opdagen, dan blijf je verantwoordelijk voor de betaling van je lessen. Kan je om één of andere reden niet meer naar de les komen geef je in principe jouw les en dus ook je lesgeld op. Er zijn natuurlijk uitzonderingen (zie stopzetting lessen).

Inschrijvingen via de website:

Vanaf het moment dat je een formulier invult op de website dat verbonden is aan een inschrijving (bijvoorbeeld Rockkamp, inschrijvingen voor het volgende schooljaar, RockschoolRock,...), is die inschrijving sluitend Bij deze formulieren vind je een vinkje dat verwijst naar het reglement. 

Aanmelden:

Bij aankomst in De Rockschool meld je je aan bij het onthaal bij de aanwezige coördinator. Je zegt je naam en de leerkracht bij wie je les volgt.

Vervolgens ga je naar je leslokaal. Als het tijdstip van je les is gekomen, mag je gerust even op de deur kloppen en de leerkracht verwittigen dat je er bent. Blijf niet wachten in het onthaal of in de gang, want dit zijn allemaal verloren lesminuten.

Is je halfuur les voorbij? Schrik dan ook niet als de volgende leerling op de deur klopt.

Verlengen:

Is je tienlessenreeks bijna afgelopen, maar wil je graag les blijven volgen? Geen zorgen, je kan je lessen verlengen! Tot aan de negende les blijf je het recht behouden op jouw lesuur. Als we na je negende les nog niets van je hebben gehoord, komt je lesuur op onze lijst van vrije uren en kan het dus ingevuld worden door een andere leerling. Wij proberen in de mate van het mogelijke zelf te vragen of de leerlingen willen verlengen of niet, maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij de leerling zelf. Kijk dus op tijd na hoeveel lessen je nog hebt en verwittig ons tijdig als je wilt verlengen.

Heb je een proefles, dan reserveren wij het gekozen halfuur tot net na je proefles. Hierna kan je verlengen met de tienlessenreeks of de schooljaarformule. Indien je een proefles in de eerste week van september volgt en je deze verlengt naar een schooljaar, heb je recht op één extra gratis les.

Tot 31 oktober hebben de leerlingen met een tienlessenreeks ook het recht om over te schakelen op een schooljaarformule. Bij een verlenging naar een schooljaar verlies je het recht op de 2 extra lessen. Jouw schooljaar zal dus maar bestaan uit 30 lessen.

Afwezigheden leerlingen:

Het kan gebeuren dat je om een of andere reden niet aanwezig kan zijn in de les. Wij vragen je om ons steeds zo snel mogelijk te verwittigen als je er niet kan zijn, liefst 24 uur op voorhand. 

Geldig afwezig:

Dit betekent dat je afwezig bent en niet hoeft te betalen voor de les.

Je mag 2 keer geldig afwezig zijn per schooljaar. Leerlingen met een schooljaarformule krijgen dan het recht om aan het einde van het jaar een extra les te volgen.

Leerlingen met een tienlessenreeks en tienlessenkaart hebben ook recht op 2 geldige afwezigheden op een heel schooljaar, ongeacht het aantal dat je koopt. Bij de tienlessenreeks komt de les er achteraan bij. Bij de tienbeurtenkaart wordt de les niet aangerekend en kan je gewoon een week extra komen.

Welke afwezigheden zijn geldig:

• Ziekte met een doktersbewijs (kopie van het doktersbewijs voor werk of school is ook goed)
• Uitzonderlijk verlet door het werk zoals zakenreis of uitzonderlijke meetings (met bewijs)
• Schoolreizen of uitzonderlijk verlet door de school. Examens gelden enkel als examen op het moment van de les zelf valt (met bewijs)
• Sterfgeval of huwelijk in de nabije familie (met bewijs)

Kortom, een uitzonderlijke en onvoorziene verplichting met een bewijs.

Bewijzen dienen afgeleverd te worden aan het onthaal, via de online tool of per mail ten laatste op de laatste dag van de maand volgend waarin de afwezigheid plaatsvond. Bewijzen die later worden afgegeven zijn niet meer geldig.

Ongeldig afwezig:

Dit betekent dat je afwezig bent, maar toch betaalt voor de les. Je mag altijd ongeldig afwezig zijn, we vragen wel om ons in de mate van het mogelijke te verwittigen. OPGELET: Als je drie keer na elkaar ongeldig afwezig bent zonder te verwittigen, dan komt je uur sowieso vrij voor een eventuele andere leerling. In deze situatie krijg je je geld niet terug!

Welke afwezigheden zijn ongeldig:

Afwezigheden die niet gewettigd zijn door een doktersattest of uitzonderlijkheden zonder bewijs zoals in bovenstaande paragraaf vermeldt.

Enkele voorbeelden:

• Studeren (je mag steeds vragen om de les online te doen om je verloren studeertijd in te perken)
• Persoonlijke vakanties
• Verlet door hobby’s gekoppeld aan bijvoorbeeld: matchen met de schoolploeg, wiskunde-olympiade, catechese voor de communie. Plan je lesuur in De Rockschool zo dat deze zaken niet overlappen!

Omdat bandlessen met meerdere leerlingen tezamen is, zullen deze steeds ongeldig zijn.

Uitzonderingen:

Uiteraard kunnen er zich altijd de gekste situaties voordoen. Je kan een uitzondering op de afwezigheidregels aanvragen bij de coördinator aan het onthaal. In sommige gevallen zal hij dit moeten overleggen met collega’s.

Om verdere verwarring te voorkomen is het belangrijk dat je altijd goed nakijkt of je afwezigheid geldig of ongeldig is.

Afwezigheden leerkrachten:

Het kan ook gebeuren dat een leerkracht eens ziek is of door een andere reden niet kan komen. Wij kiezen er bewust voor te werken met mensen die actief bezig zijn in de muziekwereld en staan hen dan ook in de mate van het aanvaardbare en het mogelijke toe om enkele lessen niet te komen omdat ze moeten optreden of op tour zijn.

Wanneer een leerkracht afwezig is, zoeken wij in eerste instantie naar een vervangleerkracht. Het kan dus een enkele keer gebeuren dat je aankomt in De Rockschool en je een les krijgt van een vervanger. We proberen te werken met vaste vervangers.

Vinden we geen vervanger, dan sturen we een SMS naar het eerste nummer dat je opgaf en gaat de les die week niet door. Deze lessen worden steeds ingehaald op het eerst volgend vrije lesmoment.

Einde schooljaar:

Het schooljaar eindigt op 31 mei, toch blijven we gedurende de maand juni open. We gebruiken de volledige maand voor inhaallessen. Alle beschikbare tijdssloten mogen opgevuld worden met tienlessenreeksen, tienbeurtenkaarten, proeflessen of gewoon enkele extra lessen maar wanneer de laatste schooljaarformule eindigt, sluit de school.

Heb je om één of andere reden nog lessen over, geen zorgen, je mag deze overdragen naar het volgende schooljaar. Let op, je bent hier zelf verantwoordelijk voor. Je dient dus wel opnieuw in te schrijven als je je overgebleven lessen nog wil volgen. Bij je nieuwe inschrijving herinner je ons er ook best aan dat je nog recht had op enkele lessen.

Heb je nog lessen over, maar wil je liever in september overschakelen op een schooljaarformule? Dat kan! Wij trekken het bedrag dat je nog aan lessen over hebt af van de factuur voor je schooljaar.

Nieuwe inschrijving volgend schooljaar:

Om de inschrijvingen voor het volgende schooljaar vlot te laten verlopen sturen we de laatste weken een e-mail met instructies voor het opnieuw inschrijven van het volgende schooljaar.

Betaling:

Je moet de lessen steeds binnen de termijn van een week betalen én voor de aanvang van je eerste les, afhankelijk van wat er eerst komt.

Betaal je jouw lessenreeks niet binnen de vooropgestelde termijn, versturen we de factuur naar een incasso bureau. Hiervoor betaal je dan bovenop je factuur, verwijlintresten aan de huidige wettelijke rentevoeten en een forfaitair schadebeding.

Bedrag van het schadebeding: 

• Bedragen tot 150 euro: 20 euro
• Bedragen tussen 150 euro en 500 euro: 30 euro + 10%
• Bedragen hoger 500 euro: 65 euro + 5%

Kids en hun ouders:

Wij vragen uitdrukkelijk aan de ouders om niet alle lessen bij te wonen. Onze coaches zijn allemaal professionals bij wie je kind in goede handen is. Indien u toch een les wil bijwonen, gelieve te overleggen met de coach.

Indien u uw kinderen aan het onthaal alleen laat wachten, overleg dan met de coördinator hierover. Kinderen jonger dan 8 jaar wachten steeds onder toezicht.

De Rockschool, of de persoon aan het onthaal, is niet verantwoordelijk wanneer een kind alleen naar buiten loopt!

Promoties:

Promoties kunnen niet gecombineerd worden en gelden steeds binnen de voorziene termijn. Indien de lessen buiten termijn vallen door uitstel of aanpassing door de leerling, behouden wij het recht om deze promotie te schrappen. Alsook wanneer het ons niet lukt om een les te boeken in de voorziene termijn, behouden wij het recht om de promotie te schrappen.

Bijvoorbeeld, wanneer je graag tijdens de proefweek een proefles had gevolgd aan voordelig tarief maar er zijn geen tijdssloten meer vrij, dan kan je geen gebruik maken van het voordelig tarief op een andere datum.

Stopzetting lessen:

Je kan of wilt niet meer naar de les komen, wat nu?

In eerste instantie kunnen we eens gaan kijken of een andere coach, uur of instrument jouw beter past. Zo een aanpassing doen we maximaal 1 keer per schooljaar.

Toch liever stopzetten? In normale omstandigheden ben je je lessen en je lesgeld kwijt. Toch voorzien we enkele uitzonderingen. Zo kan je de lessen eventueel overdragen aan een vriend of familielid. Je dient ons hiervan op voorhand van op de hoogte te brengen.

De lessen kunnen ook gepauzeerd worden, hiermee geef je jouw lesuur op maar heb je recht om op een later moment de lessen te hernemen. Indien de lessen worden overgedragen naar een nieuw schooljaar zal je lesgeld verrekend worden op basis van de nieuwe tarieven. De lessen pauzeren kan je bij langdurige ziekte, kwetsuren die het spelen belemmeren of een sterfgeval in de naaste familie.

Een terugbetaling doen we enkel in uitzonderlijke gevallen en in onderling overleg.

Wij reserveren wekelijks een halfuur in de agenda van je coach, dit halfuur is niet meteen ingevuld, daarom rekenen wij een forfait aan van 2 lessen bij elke pauzering/stopzetting. Je mag deze lessen wel nog volgen.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de opvolging hiervan. De lessen worden pas gepauzeerd tot we een akkoord hebben.

UiTPAS:

UiTPAS Regio Leuven is spaar en voordelenkaart voor je vrije tijd. Je spaart punten die je omruilt voor een korting, cadeau of ander voordeel. Ook in De Rockschool kan je punten sparen wanneer je deelneemt aan een van onze activiteiten. 

Heb je recht op een UiTPAS met kansentarief en woon je in Regio Leuven dan krijg je 80% korting op ons assortiment. Toch stellen we enkele limieten: 

• Iedere leerling heeft recht op 1 proefles. Je kan dus ook maar 1 keer de proefles volgen met kansentarief.
• Het kansentarief wordt beperkt tot 32 lessen per schooljaar per persoon. Dit wordt gelijkgesteld met 1 schooljaarformule of 3 tienlessenreeksen én een proefles. 
• Het kansentarief is voor schooljaar 2023 - 2024 niet van toepassing op ons 12+ Rockkamp.
• Het kansentarief is niet cumuleerbaar met onze ledenkorting.

Bij je inschrijving vermeld je jouw UiTPAS-nummer. Na een controle wordt het tarief toegepast en krijg je de aangepaste betalingsgegevens opgestuurd en/of krijg je jouw punten toegewezen.

Nog geen UiTPAS? Meer uitleg vind je op www.uitinleuven.be/uitpas

Huren van onze leslokalen:

Deze huisregels gelden voor iedereen die gebruik maakt van de oefenruimten van de VZW De Rockschool en sluiten aan bij de huurovereenkomst:

1. Iedere persoon die de ruimte huurt, ook bij verhuur aan meerdere personen tegelijk, wordt in hoofde aansprakelijk gesteld voor alle schade in de ruimte.

2. Betaling en reservatie huur:

De betaling gebeurt steeds voorafgaand aan een huurperiode van 1dag, 10 weken of 32 weken tenzij anders wordt overeengekomen. Onderstaande prijzen worden aangerekend per persoon gedurende het schooljaar 2023 – 2024.

• Prijs per dag: 10 euro
• Prijs per 10 weken: 60 euro
• Prijs voor 32 weken: 160

3. Rerservaties gebeuren maximaal 3 dagen voor aanvang, dit kan telefonisch, per email of in persoon. Per reservatie kan je maximum 2,5uur blokkeren. Indien je niet repeteert, dien je ons zo snel mogelijk op de hoogte te brengen.

4. Gedurende de vakanties kan er niet gerepeteerd worden. We rekenen deze weken dus ook niet mee.

5. Toezegging voor de oefenruimte gebeurt door ondertekening van het daartoe bestemde contract en met een aantekening in het logboek.

6. De gebruiker moet altijd het maximaal aantal toegelaten personen per ruimte respecteren.

• Maximaal 7 personen voor een bandlokaal
• Maximaal 2 personen voor de andere lokalen.

7. Omwille van een geluidsdichte structuur moet tijdens de repetitie de deuren altijd volledig gesloten zijn.

8. Dranken zijn niet toegestaan in de repetitieruimtes tenzij water.

9. Iedere gebruiker van de oefenruimte is verantwoordelijk voor het materiaal dat door de vzw ter beschikking wordt gesteld (zanginstallatie, drumstel, piano,… ).

10. Het is verboden om permanente wijzigingen aan te brengen in het lokaal zoals bijvoorbeeld schrijven of stickers plakken op deuren, muren, …

11. Voor je begint controleer je de ruimte op gebreken. Beschadigingen aan het lokaal, materiaal of meubilair en defecten aan de installatie moeten onmiddellijk aangegeven worden aan de verantwoordelijke aan het secretariaat. Zelfs bij twijfel maak je best een melding.

12. De laatste gebruiker is verantwoordelijk voor achteraf vastgestelde gebreken. De oefenruimte moet na gebruik in een nette en opgeruimde staat achter gelaten worden. Als een buitengewone schoonmaak nodig blijkt of beschadigingen worden vastgesteld, dan wordt dat in rekening van de gebruiker gebracht, aan de prijs van de herstellingswaarde, opgemaakt bij bestek of aan vervangingswaarde.

13. De Rockschool VZW mag ten allen tijde toezicht uitoefenen in de repetitieruimtes.

14. Het niet naleven van deze voorwaarden kan voor de gebruikers de verwijdering uit het gebouw, zelfs een tijdelijk of definitief toegangsverbod tot gevolg hebben. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan gedragingen die voor de andere aanwezigen hinderlijk of voor het aanzien van De Rockschool VZW schadelijk zijn.

Nog enkele andere belangrijke huisregels:

• De Rockschool is een openbaar gebouw waar niet gerookt mag worden.
• In De Rockschool sorteren we. Er zijn dan ook genoeg afvalbakken voorzien.
• De toiletten dienen na gebruik proper achter gelaten te worden. Verwittig ons als het toiletpapier op is.

Veel plezier gewenst met je muzieklessen!

Let’s Rock!